工場の勤怠管理における課題とは？　システム導入のメリットや選定方法も紹介

・多様な勤務形態とシフト管理の複雑さ

製造業では日勤・夜勤だけでなく、パートタイム労働者や派遣社員を含め多様な勤務形態が存在する。そのため、それぞれの勤務パターンを正確に管理しなければいけない。さらに、突発的な欠勤や勤務交代の要望が頻繁に発生し、担当者がシフト調整に追われる状況も多くある。

手作業による管理ではミスが発生するリスクも高く、対応が遅れるケースも少なくない。そのため、工場では複雑なシフト管理を正確に行う体制をつくることが必須と言える。

・打刻ラッシュによる生産性の低下

工場では従業員が一斉に出退勤する時間帯があり、打刻機の前に長い行列が発生する。打刻ラッシュによって、従業員は作業開始や終了が遅れる場合もあるだろう。さらに、行列の待ち時間が長くなると作業時間が圧迫され、生産性が低下する原因にもなる。

また、毎日の待ち時間が従業員にストレスを与え、モチベーションの低下につながる可能性もある。そのため、従業員の出退勤が集中する工場では、打刻の効率化が必要である。

・不正打刻や打刻ミスのリスク

タイムカードを用いた打刻方式は、不正打刻や打刻ミスが発生しやすい管理方法である。例えば、本人以外がカードを打刻したり、勤務時間を不正に延長したりする場合もある。

誤った情報が給与計算に反映されれば、トラブルにつながる可能性も否定できない。さらに、不正打刻は基本的に見つけることが難しいため、経営上のリスクにつながることもある。

こうした問題は管理者に負担をかけるだけでなく、企業の信頼性にも影響を与える。そのため、工場では不正やミスを未然に防ぐ仕組みを導入するべきであろう。

・手作業による集計の非効率性

紙媒体のタイムカードを使用している工場では、集計作業が手作業で行われる。手作業での集計は多くの時間を要し、担当者の作業負担を増加させる原因になる。入力ミスや計算ミスなどの人為的ミスが発生すると、修正するために追加の時間がかかり、二度手間になる。

さらに、頻繁にミスが生じれば給与支払い遅延などのトラブルに発展する可能性もある。そこで、非効率な手作業による管理方法から、自動化された勤怠管理システムへの移行が推奨される。

・複雑なシフトや交替勤務への対応が容易に

工場では、3交替制や日勤・夜勤の交替勤務など、複雑な勤務形態が一般的に採用されている。この勤務形態を手作業で管理すると、シフト調整の作業が煩雑になり、担当者の負担が増加する。しかし、勤怠管理システムを導入すれば、シフト管理が自動化され、正確に勤怠を記録して管理できるようになる。

また、急な勤務変更や従業員の欠勤時でもすぐに対応できるようになり、人為的ミスが大幅に削減される。システムを利用すると、従業員自身も常に最新のシフト情報を確認できるので、職場の混乱を防げるだろう。

・打刻漏れや不正打刻を防止できる

勤怠管理システムでは、ICカード、顔認証、スマートフォンアプリなど、多様な打刻方法を選択できる。これらの方法は、従来のタイムカードと比べて、本人確認の精度が高くなっている。例えば、顔認証方式は本人以外の打刻を防ぎ、不正のリスクを抑制する。

また、スマートフォンアプリを利用すれば、従業員に対して打刻忘れの通知をリアルタイムで送信できるようになる。これにより、打刻漏れが生じても従業員自身がすぐに対応できるため、正確な勤怠データの取得が可能になる。

不正防止策が徹底されると、管理者の業務負担も大幅に軽減されるだろう。

・リアルタイムで労働時間を把握できる

勤怠管理システムを導入すると、管理者が従業員の勤務状況をリアルタイムに確認できる。従業員の勤務時間や残業状況を常に把握することで、過重労働の兆候にいち早く気づき、すぐに対策を講じることができる。

また、従業員も自身の勤務状況を随時確認できるので、労働時間の自己管理意識も向上する。その結果、職場の労働環境の改善に役立ち、健康的な勤務状況の維持にもつながる。

・労働基準法の順守と監査対応がしやすくなる

勤怠管理システムを導入すると、労働時間や休憩時間の管理を一元化できる。従来は人手で集計していた労働時間のデータが自動的に整理されるようになり、労働基準法にもとづいた正確な管理が可能になる。また、証跡の提出がスムーズに行えることもメリットである。

ほかにも、人為的ミスや法令違反のリスクが大幅に低減する。結果的に企業の信頼性向上にもつながり、働きやすい職場環境をつくれるだろう。

・工場環境に適した打刻方法

工場内で使用する打刻方法は、非接触型のICカードや生体認証が最適である。工場ではほこりや油分が多く、接触型の打刻機では故障や不具合が発生しやすい。その点、非接触型のICカードであれば、機器の故障を防げるだけでなく、スムーズな打刻も可能になる。

また、生体認証システムを導入すれば、本人確認が確実になり、不正打刻のリスクも軽減される。最近ではスマートフォンやタブレットを活用した打刻の導入も増えており、現場の勤務スタイルに対応できる。場所や時間を問わず打刻ができるので、利便性が高まり管理効率も向上する。

・シフト管理機能の充実度

工場の勤務形態は複雑で、2交替制や3交替制、短時間勤務者の混在など多様なシフト形態がある。そのため、勤怠管理システムを選ぶ際にはシフト管理機能の充実度が重要である。自動でシフトパターンを作成し、急な変更にも対応できるシステムであれば、管理担当者の負担を大幅に減らせる。

また、変更通知がリアルタイムに従業員へ伝達されれば、シフト調整のミスも防止できる。従業員自身も最新のシフトを常時確認できるので、職場全体の混乱防止にもつながるだろう。このように、充実したシフト管理機能の導入により、職場環境の改善も実現できる。

・労務管理との連携

勤怠管理システムを選定する際、労務管理システムとの連携機能が不可欠だ。工場では勤務時間や残業時間の正確な集計が求められる。勤怠データが給与計算システムと自動的に連携されれば、給与計算の精度向上と作業効率化を図れる。手作業による集計ミスや入力漏れを防止できることで、担当者の業務負担の軽減も可能になる。

リアルタイムに勤怠データを労務管理システムに反映できるため、過重労働や労務トラブルを早期に察知し、対応が可能になる。労務管理システムとの連携を重視した勤怠管理システムの導入が、業務改善と職場環境の向上に直結する。