人事労務ナレッジ

（1）勤怠管理とは

勤怠管理とは、従業員の出勤状況や労働時間を正確に把握し、管理することを指す。企業は、従業員の労働時間を適切に管理することが求められ、これにより労働基準法などの法令を順守し、従業員の健康と安全を確保することができる。

勤怠管理において把握すべき情報には、労働日数、出勤・退勤時間、休憩時間、残業時間、休日出勤の有無などがある。これらの情報を正確に記録し、管理することで、適切な給与計算や労働時間の管理が可能になる。

（2）勤怠管理の目的

勤怠管理の主な目的は、以下のとおり。

・労働時間の正確な記録

従業員の出勤・退勤時間を正確に把握することで、給与計算の正確性が保たれ、労働時間に関するトラブルを未然に防ぐことができる。また、正確な勤怠データは、労働時間の管理や業務の効率化にも寄与する。これにより、企業は従業員の労働状況を適切に把握し、適切な労働環境を提供することが可能となる。

・労働基準法の順守

勤怠管理を通じて、法定労働時間や休憩時間、残業時間などの順守状況を確認し、法令違反を防ぐことができる。これにより、企業は法的リスクを回避し、従業員の権利を保護することができる。また、法令順守は企業の信頼性向上にもつながる。

・生産性の向上

従業員の労働時間や出勤状況を把握することで、業務の効率化や適切な人員配置が可能となる。これにより、無駄な時間やリソースの削減が図られ、生産性が向上する。また、勤怠データを分析することで、業務プロセスの改善点を見つけ出し、さらなる効率化を図ることができる。

・コスト管理

勤怠管理を通じて、労働時間や残業時間を正確に把握し、人件費の適切な管理が可能となる。これにより、無駄なコストを削減し、経営の効率化を図ることができる。また、適切なコスト管理は、企業の財務健全性を保つためにも重要である。

・従業員の健康管理

勤怠管理を通じて、過度な労働時間や休暇の取得状況を把握し、従業員の健康を守るための対策を講じることができる。これにより、従業員のモチベーションやパフォーマンスが向上し、企業全体の生産性も向上する。

・勤怠データの分析

勤怠データを詳細に分析することで、労働時間の傾向や問題点を把握し、適切な対策を講じることができる。これにより、企業はより効率的で健全な労働環境を提供することが可能となる。また、データにもとづく意思決定は、企業の競争力向上にも寄与する。

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（3）労働基準法

労働基準法における勤怠管理の主な規定は以下のとおり。

・労働時間の適正な把握

企業は従業員の出勤・退勤時刻を正確に記録する義務がある。タイムカードやICカード、パソコンの使用時間など、客観的な記録をもとに労働時間を把握することが求められる。

• ※参考：[厚生労働省]労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン

・時間外労働の上限規制

36協定で定めることができる時間外労働の上限は月45時間、年360時間。例外として、特別な事情があって労使が合意する場合には、時間外労働で年720時間以内、時間外労働+休日労働で月100時間未満、2～6カ月平均80時間以内の時間外労働が認められる。（2024年4月まで適用が猶予された「医師」「建設業」「自動車運転者」などについては上限や条件が個別に設定されている）

• ※参考：[厚生労働省]時間外労働の上限規制

・年次有給休暇の取得義務

企業は、6カ月以上、継続的に勤務し、全労働日の8割以上に出勤した従業員に対して、年次有給休暇を付与する義務がある。また、年10日以上の有給休暇が付与された従業員には、少なくとも5日間の有給休暇を取得させる必要がある。

• ※参考：[厚生労働省]年次有給休暇とは

・割増賃金の支払い

時間外労働、休日労働、深夜労働に対しては、通常の賃金に対して割増賃金を支払う義務がある。時間外労働は25%以上（時間外労働が1カ月60時間を超えた分は50%以上）、休日労働は35%以上、深夜労働は25%以上の割増賃金率が適用される。

• ※参考：[厚生労働省]法定労働時間と割増賃金について教えてください

・休憩時間の付与

1日の労働時間が6時間を超え、8時間以下の場合は少なくとも45分、8時間を超える場合は少なくとも1時間の休憩を与えなくてはならない。

• ※参考：[厚生労働省]労働時間・休憩・休日関係

（4）勤怠管理の方法

勤怠管理の方法は、主に以下が挙げられる。

・タイムカード

タイムカードは、従業員が出勤時と退勤時にカードを機械に通すことで労働時間を記録する方法。操作が簡単であり、導入コストが比較的かからない。

・ ICカード

ICカードを用いた勤怠管理は、従業員がICカードをカードリーダーにかざすことで労働時間を記録する方法。データを自動で集計できるので、リアルタイムでのデータ確認が容易である。また、カードの偽造が難しく、セキュリティ面でも優れている。

・パソコンの使用時間記録

パソコンの使用時間記録は、従業員がパソコンにログイン・ログアウトする時間を自動的に記録する方法。メリットとして、従業員が特別な操作を行う必要がなく、労働時間が記録される点が挙げられる。また、データを自動で集計できるので、リアルタイムでの確認も容易になる。パソコンを使用しない業務には適用できないため、特定の業種・業務に限定される。

・ビーコンによるデータ取得

Bluetooth Low Energy（BLE）技術を利用して、従業員の出勤・退勤を自動的に記録する方法。従業員がビーコンを携帯し、オフィスや工場などの特定エリアに入ると、ビーコンの信号を受信機が検知し、出勤・退勤時間を自動的に記録する。場所と時刻の情報を自動的に取得するので打刻の手間がない。

・勤怠管理システム

勤怠管理システムは、専用のソフトウェアを用いて従業員の労働時間を記録・管理する方法。パソコンやスマートフォンで出退勤を打刻する。データの自動集計やリアルタイムでの確認が可能で、労働時間の分析やレポート作成が容易になる。また、クラウドベースのシステムを利用することで、場所を問わずにデータにアクセスすることができる。

これらの方法を組み合わせることで、企業はより効果的な勤怠管理を実現することができる。どの方法が最適かは、企業の規模や業務内容に応じて選択することが重要である。

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